POLÍTICA DE CANCELACIÓN
Visión general
The Injection Room se compromete a proporcionar una atención excepcional y puntual a cada cliente.
Paragarantizar un servicio justo y de alta calidad a todos los clientes -nuevos visitantes, clientes habituales que regresan y aquellos que nos han sido remitidos- aplicamos una política de cancelación de 48 horas con un recargo por cancelación tardía.
Esta política nos ayuda a mantener la disponibilidad para los clientes que están esperando y a respetar el valioso tiempo reservado por nuestros profesionales del bienestar. En una consulta de alta demanda como la nuestra, una cita perdida no es sólo una pérdida para nuestro negocio - significa que otro cliente puede haber perdido la oportunidad de recibir atención en esa franja horaria . Apreciamos su comprensión y cooperación, ya que el cumplimiento de esta política nos permite seguir ofreciendo la mejor atención a usted y a todos nuestros clientes.
Detalles de la póliza
Plazo de cancelación: Requerimos al menos 48 horas de antelación para cancelar o reprogramar una cita. Si necesita hacer un cambio, comuníquenoslo a más tardar dos días (48 horas) antes de la hora programada. Esto nos da la oportunidad de ofrecer ese hueco a otra persona que pueda estar esperando.
Cargo por cancelación tardía: Para cualquier cita cancelada o reprogramada con menos de 48 horas de antelación, se aplicará una tasa de cancelación de 100$. Del mismo modo, no presentarse a una cita (un "no-show" sin previo aviso) se trata como una cancelación tardía e incurrirá en la cuota de $ 100. Esta tarifa fija ayuda a compensar el coste del tiempo de cita no utilizado y compensa a nuestros profesionales por la preparación y el tiempo reservado para usted. La cuota se cargará a la tarjeta de crédito en el archivo o tendrá que ser pagado antes de su próxima sesión se reserva, de acuerdo con nuestras prácticas de facturación.
Cancelaciones oportunas: Si cancela con más de 48 horas de antelación, no se le cobrarán gastos de cancelación. Apreciamos este aviso previo, ya que nos permite ajustar nuestro horario o acomodar a otro cliente en su lugar. No hay penalización por una cancelación a tiempo o reprogramación más allá de la ventana de 48 horas.
Acuerdo con la política: Al reservar una cita con nosotros, usted reconoce y acepta esta política de cancelación de 48 horas y la tarifa asociada. Hacemos que todos los clientes sean conscientes de esta política en el momento de la programación (si usted es nuevo, que regresan, o referido a nuestro spa) para garantizar la transparencia y la comprensión. Nuestras confirmaciones de citas y recordatorios también reiterarán esta política para que no haya sorpresas. El hecho de concertar una cita supone la confirmación de que usted acepta estas condiciones.
Excepciones y consideraciones especiales
Entendemos que la vida puede ser impredecible y que hay raras ocasiones en las que es realmente inevitable faltar a una cita. Nuestra política cubre las situaciones típicas, pero hacemos excepciones limitadas en caso de auténticas emergencias o enfermedades graves, caso por caso:Emergencias o enfermedades: Si sufre una emergencia repentina (como una enfermedad grave, un accidente o una crisis familiar) que provoque una cancelación de última hora, infórmenos lo antes posible. Es posible que le pidamos algún tipo de comprobación, pero en circunstancias verdaderamente inevitables consideraremos la posibilidad de eximirle del pago de los gastos de cancelación como cortesía única.
Nuestro objetivo es ser comprensivos y justos: evaluaremos la situación y, si procede, eximiremos del pago de los gastos de cancelación tardía correspondientes a ese incidente. (Tenga en cuenta que las cancelaciones tardías crónicas, incluso por supuestas emergencias, no se pueden excusar repetidamente; esta excepción es sólo para situaciones extremas ).
Cancelaciones del proveedoro de la clínica: En el raro caso de que tengamos que cancelar o reprogramar su cita debido a una emergencia del proveedor, enfermedad o un cierre imprevisto de la clínica (por ejemplo, clima extremo u otros problemas de seguridad), no se le cobrará ninguna tarifa. En tales casos, nos pondremos en contacto con usted lo antes posible y daremos prioridad a la reprogramación de su cita en un momento conveniente. Estos casos están fuera de su control y nuestro equipo hará todo lo posible por atenderle sin penalización alguna.
Aparte de las situaciones mencionadas, nuestra política de cancelación en 48 horas se aplica de manera uniforme. Creemos que este enfoque coherente es la forma más equitativa de tratar a todos los clientes y al personal de forma justa. Si no se presenta o cancela fuera de plazo por motivos que no sean una emergencia real, se le aplicará la tarifa de 100 $, lo que refuerza la importancia de avisar con antelación.
PREGUNTAS FRECUENTES
What if I’m running late for my appointment?
If you’re running late, please call us as soon as possible to let us know. We do our best to accommodate minor delays, and in many cases we can offer a short grace period (about 10–15 minutes). However, if you arrive more than roughly 15 minutes past your scheduled time, we may not be able to complete your service without disrupting other clients’ appointments. In that case, your session may need to be rescheduled and treated as a late cancellation, which would incur the $100 fee . We value everyone’s time, so while we understand that delays happen, we enforce this policy to avoid a cascading effect on other appointments. (If you are running just a few minutes late, often we can simply shorten the session time and still see you – but this is not always possible for longer treatments, so prompt arrival is always best.)
What if I forget my appointment and don’t call or show up?
Forgetting an appointment can happen to anyone, which is why we send courtesy reminder texts/emails 48 hours in advance. However, if you completely miss your appointment without notifying us (a “no-call, no-show”), it is handled under our cancellation policy. A missed appointment without any notice will incur the $100 no-show fee . We will typically charge the card on file for this fee and reach out to you to follow up. If you realize you’ve missed your appointment, please contact us as soon as possible – we can discuss rescheduling, but the fee will still apply for the missed session. Repeated no-shows may require prepayment of services before future bookings, as we need to ensure our schedule is respected.
Why do you charge a cancellation fee?
We implement a cancellation fee to honor the time set aside by our professionals and other clients. When you book an appointment, our licensed providers prepare in advance and reserve that slot exclusively for you. Last-minute cancellations or no-shows often leave a gap in the schedule that we cannot fill on short notice, resulting in lost time that another client could have utilized . The $100 fee is not designed to be punitive; rather, it helps cover a fraction of the costs of an unfilled appointment and serves as an incentive for clients to give adequate notice. Many medical and wellness practices use similar policies for this reason . By enforcing the policy uniformly, we can continue to provide the highest quality care to everyone and ensure our team’s time is respected . We always prefer to avoid charging the fee by receiving timely cancellations – it’s a win-win for both our clients and our staff when the schedule runs smoothly.
How can I cancel or reschedule my appointment?
Cancelling or rescheduling is easy, provided it’s done with sufficient notice. You can call our office during business hours to speak with a receptionist, or simply reply to your appointment confirmation/reminder and our system will guide you. You may also cancel or request a new time via email or through our online booking portal – whatever is most convenient for you . The key is timing: as long as you contact us at least 48 hours before your appointment, you can cancel or shift your booking with no penalty. If you need to make a change less than 48 hours in advance, please call us directly. While the $100 fee will apply in most such cases, talking to us promptly can help us document the situation and, if applicable, note any special circumstances. We strive to be as accommodating as possible, but we do maintain the fee for late changes to protect our schedule.
What if I have a last-minute emergency or get sick right before my appointment?
If an unforeseen emergency or sudden illness occurs, please inform us immediately. We genuinely empathize with such situations. As noted in our exceptions above, we handle true emergencies on a case-by-case basis . In many instances of serious, verifiable emergencies, we will waive the cancellation fee as a one-time courtesy – your well-being comes first. For example, if you were in an accident or woke up with a high fever on the day of your appointment, we would not expect you to keep the appointment. Just reach out to let us know what’s happening. We may ask for reasonable documentation (such as a doctor’s note) for our records, but primarily we rely on an honor system and our discretion in these urgent cases.
Our priority is to be understanding, and we will work with you to reschedule when you’re able to return. Remember, this flexibility is intended for true emergencies; we appreciate your honesty and urge clients not to abuse this exception so we can continue offering it in genuine situations.
